Kinh nghiệm xương máu trong thiết kế tòa nhà văn phòng
Nhu cầu thiết kế toà nhà văn phòng cao tầng hiện nay đang là xu thế tất yếu ở các thành phố lớn cũng như ở các khu vực đô thị có đất đai hạn chế. Việc xây dựng cần đáp ứng rất nhiều tiêu chí quan trọng và cần tuân theo nguyên tắc thiết kế tòa nhà văn phòng quan trọng. Thông tin bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu thêm phần nào về việc thiết kế tòa nhà văn phòng hiện đại ngày nay.
Chẳng còn xa lạ với cụm từ “văn phòng là ngôi nhà thứ 2” vì xã hội ngày càng phát triển với nhịp sống hiện đại, đẩy sức cạnh tranh về năng xuất làm việc lên cao làm cho thời gian nhân viên làm việc tại văn phòng cũng ngày càng tăng, tính theo số giờ trung bình hiện nay thì thời gian ở văn phòng chiếm 1/3 lượng thời gian, trung bình trên 100 ngày hoặc trên 2400 giờ.
Dưới đây là những tiêu chí hay những kinh nghiệm mà Kientrucvn đã đốc rút lại được từ những chủ đầu tư đi trước để có thể thiết kế tòa nhà văn phòng không chỉ đẹp, trang trọng để nhân viên tập trung làm việc mà vẫn tạo được cảm giác thoải mái, dễ chịu như ở nhà.
Bố trí không gian – yếu tố then chốt trong thiết kế tòa nhà văn phòng
Công việc chỉ thực sự hiệu quả khi không gian làm việc được bài trí tiện nghi và khoa học.
Khu vực lễ tân được coi là bộ mặt của doanh nghiệp vì khách đến giao dịch chắc chắn sẽ phải qua sảnh đón rồi mới đi tiếp vào bên trong. Do đó, tại sảnh giao dịch nhất thiết phải có logo và cách thiết kế phải mang đặc điểm riêng, đặc điểm nổi trội của doanh nghiệp. Đặc biệt vị trí của nhân viên lễ tân phải bao quát được hoạt động thường nhật của doanh nghiệp.
Do điều kiện và tính chất công việc đòi hỏi nhu cầu tiện nghi cho văn phòng ngày càng cao. Mỗi nơi làm việc phải được bố trí những trang thiết bị như điện, ổ cắm, điện thoại, ADSL… tuỳ thuộc tính chất công việc. Phải có đường cáp đồng trục cho máy xử lý đầu cuối. Hiện nay, sự tự động hoá và liên lạc viễn thông ngày càng phát triển, phòng làm việc thường trang bị nhiều hệ thống đường dây dẫn các loại. Do vậy, phải có sự tiếp cận dễ dàng và an toàn với hệ thống dây dẫn. Hệ thống dây dẫn có thể bằng nhiều cách bố trí ở xung quanh hoặc qua vách ngăn, bố trí theo đường kẻ ô trên nền nhà, bố trí theo lớp trần giả, theo tường biên.
Để tăng giá trị tiện nghi, bên cạnh những không gian chính cũng cần lưu ý đến không gian linh hoạt bằng cách sử dụng nhiều vách ngăn di động để có thể tạo các không gian nhỏ nghỉ ngơi, uống nước giữa giờ, nơi mọi người có điều kiện giao lưu và trao đổi công việc ngắn với nhau. Ngoài ra, nội thất văn phòng hiện đại cũng nên chú ý đến không gian thuyết trình với các trang thiết bị hiện đại như máy chiếu, máy quay… Không gian văn phòng nên tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên bằng cách mở tối đa các cửa sổ để lấy sáng.
Nội thất văn phòng thường thực dụng, quan tâm đến các hệ thống thông tin liên lạc (điện thoại, ADSL) và giao tiếp nội bộ được lắp đặt đến từng bàn làm việc. Hệ thống ánh sáng, hệ thống tự do cá nhân của nhân viên được tính toán tới từng diện tích để sử dụng hiệu quả và ngăn nắp.
Tầm quan trọng của trang trí nội thất – thiết kế tòa nhà văn phòng
Khi trang trí nội thất cho văn phòng, bàn ghế nên cùng gu với nhau, dựa theo tính chất của công ty mà có phong cách thiết kế nội thất phù hợp. Chẳng hạn, nếu công ty mang phong cách trẻ trung thì nội thất cần những chất liệu hiện đại, khoẻ khoắn. Những văn phòng mang tính chất sang trọng như đại sứ quán, cơ quan Chính phủ thì phong cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ điển, sang trọng, dùng nhiều loại vật liệu gỗ, thảm…
Nội thất văn phòng thường thực dụng. Hệ thống thông tin liên lạc và giao tiếp nội bộ cần phải được lắp đặt đến từng bàn làm việc. Hệ thống ánh sáng, các thiết bị cá nhân của nhân viên phải bố trí sao cho từng diện tích sử dụng hiệu quả nhất mà vẫn tạo ra sự ngăn nắp.
Cần tính toán theo đúng quy phạm để tạo môi trường làm việc tiện nghi và đảm bảo sức khoẻ cho nhân viên. Khi thiết kế văn phòng cần quan tâm đến chức năng và nhiệm vụ của mỗi người để bố trí sao cho họ giao tiếp với nhau thuận tiện. Ví dụ như trưởng phòng cần làm việc ở vị trí khá yên tĩnh để có thể tiếp khách hoặc trao đổi riêng với nhân viên nhưng lại có khả năng bao quát tầm nhìn của phòng. Khu vực đặt máy in, máy photocopy thì cần để ở nơi mọi người có thể tiếp cận dễ dàng và ít gây ồn ào. Tủ tài liệu cũng tương tự.
Thông thoáng trong văn phòng rất quan trọng vì mật độ người ngồi làm việc thường khá lớn. Thiết kế cần tính toán theo đúng quy phạm để tạo môi trường làm việc tiện nghi và đảm bảo sức khoẻ cho nhân viên. Mật độ tiêu chuẩn nên tính chung cho toàn bộ văn phòng khoảng 6m2/ người.
Yếu tố màu sắc trong thiết kế tòa nhà văn phòng
Về màu sắc, nên hạn chế dùng màu đậm vì phòng sẽ bị tối, tốn điện, rối mắt. Văn phòng thường rất nhiều đồ đạc, tài liệu nên cần sự thông thoáng. Chỉ những không gian tiếp khách hoặc những khu VIP mới nên dùng tông màu mạnh, có những điểm nhấn tạo sự ấn tượng cho không gian. Nếu sơn những màu quá mạnh ở nơi làm việc dễ gây cảm giác bức xúc khi ngồi trong phòng lâu.
Về hình khối, đường nét, nên hạn chế trang trí cầu kỳ kiểu nhà ở. Nếu phong cách sang trọng thì cũng cần cô đọng, súc tích.
Nguyên tắc thiết kế tòa nhà văn phòng
Một trong nguyên tắc chính khi cân nhắc thiết kế văn phòng trong tương lai là việc thiết kế linh hoạt nhiều hơn cho không gian làm việc. Xu hướng mới về không gian làm việc dành nhiều cho sự sáng tạo và ý tưởng hơn là nơi chỉ diễn ra các hoạt động có tính chất công việc tuần tự hàng ngày. Để có thể đạt được ý tưởng mới này, không gian làm việc cần tạo ra tiêu chuẩn cao hơn thông qua sự trao đổi làm việc giữa các thành viên với nhau hoặc giữa các nhóm làm việc với nhau từ đó hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc của từng thành viên. Ngoài ra, nơi làm việc cần hỗ trợ hình thái tái cơ cấu lại tổ chức hoặc dễ dàng chuyển đổi sang hình thức làm việc mới.
Xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại dựa trên sơ đồ cơ cấu của tổ chức, hướng tới tiêu chuẩn mới cho không gian làm việc, đồ nội thất văn phòng phục vụ nhu cầu thực sự của người sử dụng. Nguyên tắc thiết kế cũng phải xem xét để đạt được cân bằng giữa không gian làm việc, sự đầu tư trang thiết bị và chi phí. Sau đây là một vài nguyên tắc thiết kế được áp dụng cho thiết kế văn phòng, trang thiết bị nội thất:
Nguyên tắc 1: Thiết kế văn phòng theo tiêu chuẩn chứ không theo thiết kế có tính riêng lẻ
Các nguyên tắc hỗ trợ:
• Kết hợp giữa không gian mặt bằng chung, tiêu chuẩn cho từng mođun làm việc , cho từng không gian làm việc và tiêu chuẩn về đồ nội thất.
• Mặt bằng cần bố trí cho phù hợp với hệ trục kết cấu của tòa nhà, kích thước của trần cũng như trang trí mặt ngoài.
• Khi phải thay đổi không gian làm việc thì hướng tới việc nhân viên chỉ việc di chuyển đến chỗ mới chứ không phải di chuyển nội thất văn phòng.
• Thay đổi bằng việc xác lập lại trên các thiết bị điện tử chứ không phải di chuyển các thiết bị
Thiết kế nguyên tắc 2: Thiết kế cho kết nối riêng lẻ chứ không làm gộp lại
Các nguyên tắc hỗ trợ:
- Các trang thiết bị được thiết kế như các lớp riêng biệt, do vậy có thể gắn thêm hoặc bỏ bớt hoặc được thay thể hay nâng cấp riêng biệt.
- Ví dụ, các thiết bị của hệ thống liên lạc nên được tách từ hệ thống đồ nội thất, các thiết bị về âm thanh và màn hình có thể được thay thế riêng bằng cách tách riêng khỏi đồ nội thất và riêng rẽ trong sơ đồ công nghệ.
Nguyên tắc thiết kế 3: Khu vực hỗ trợ
Nguyên tắc thiết kế tòa nhà văn phòng hỗ trợ:
- Mặt bằng các không gian hỗ trợ (như nhà kho, khu vực tiếp khách gặp gỡ, phòng trà …) cần được thiết kế thuận tiện nhằm tăng tính hiệu quả, tăng khả năng kết nối trao đổi thông tin. Đây được hiểu như là “khu vực mềm”, nếu như ta làm tăng tính hiệu quả của việc kết nối sẽ khuyến khích sự trao đổi, kết nối hoặc chia sẻ các tài nguyên hoặc hỗ trợ sự giao lưu hiểu biết, hay các hình thức tương tác cùng học tập.
- Mặt bằng tại các khu vực hỗ trợ, cần hạn chế lắp đặt đồ hoặc các vách ngăn chia cách với các khu vực gần kề hay khu vực trung tâm. Nên sử dụng khu vực xung quanh mặt ngoài tòa nhà làm thành không gian mở để tối đa hóa ánh sáng tự nhiên cũng như tầm nhìn.
- Cung cấp thêm các không gian làm việc phụ cho nhân viên. Đây là giải pháp với các không gian làm việc mở, phù hợp với nhiều dạng kiểu công việc với nhiều công việc khác nhau. Ví dụ, cung cấp không gian làm việc cho các hình thức làm việc hợp tác theo nhóm, khu vực làm việc cần tập trung tránh tối đa tiếng ồn (phòng kín), khu vực làm việc cần trao đổi thông tin hay chỉ là các khu vực làm việc tạm thời của các nhân viên từ các nơi khác đến làm việc ngắn hạn… Các không gian làm việc theo mô hình này sẽ cung cấp tốt hơn, đa dạng hơn và thêm các hình thức làm việc trong văn phòng.
Bàn làm việc “nóng”
Bàn làm việc dành cho nhân viên luôn di chuyển ngoài văn phòng, và không thường xuyên ở tại văn phòng. Bàn làm việc này không dành cho cụ thể một nhân viên nào cả nên hình thức sử dụng sẽ là ai đến trước hoặc đăng ký trước thì sẽ dùng trước.
Khu vực làm việc tạm
Khu vực dành cho nhân viên nơi khác đến làm việc trong khoảng thời gian ngắn, không gian được bố trí với máy tính để bàn hoặc chỗ cắm điện và mạng cho máy tính xách tay. Khu vực này thường được bố trí ngay cạnh hành lang để thuận tiện di chuyển, đây cũng là nơi được coi là bố trí chỗ làm tạm cho các khách đến liên hệ công tác.
Phòng yên tĩnh
Bàn làm việc được đặt trong phòng kín để các nhân viên trong văn phòng có thể đến làm việc với sự tập trung cao độ. Khu vực này cũng theo nguyên tắc ai đến trước thì sẽ được dùng trước.
Bàn làm việc theo nhóm
Khu vực được bố trí bàn làm việc theo nhóm hoặc làm việc cho một công việc cụ thể có tham gia của nhiều người trong công ty (tạo dựng nhóm làm việc mới cho công việc mới đòi hỏi), có thể làm việc với máy laptop.
Phòng họp
Phòng họp được bố trí khép kín với vách bao quanh. Phòng họp được trang bị hệ thống mạng internet kết nối và hệ thống âm thanh.
Phòng họp không chính thức
Khu vực để mở hoặc bán mở, không gian này giúp nhân viên cảm giác tự do hơn, đỡ gò bó khi họp. Đây là không gian mọi người có thể dễ dàng sử dụng mà không cần phải báo trước để được sử dụng.
Khu vực yên tĩnh
Khu vực được thiết kế nhằm làm tối đa cho khả năng tập trung làm việc, tránh sự gián đoạn đến công việc thực hiện. Khi thiết kế tòa nhà văn phòng thì khu vực này sẽ không có lắp điện thoại để trao đổi.
Khu vực dự án/ sáng tạo
Khu vực mở/ đóng bằng các vách ngăn được thiết kế cho từng dự án, các hoạt động theo nhóm. Khu vực hỗ trợ làm việc theo nhóm cũng như cho làm việc cá nhân và sử dụng các nội thất dễ dàng di chuyển. Khu vực được bố trí làm việc bằng laptop và điện thoại.
Khu vực phụ khi thiết kế tòa nhà văn phòng
Khu vực phụ bao gồm các khu vực như khu vực để máy copy, máy in và thường được đặt các vị trí trung tâm, thuận tiện cho mọi người sử dụng. Thường thì khu vực đặt gần bảng thông báo hoặc khu vực họp không chính thức (gặp gỡ) để mọi người trong công ty có nhiều cơ hội gặp gỡ nhau trao đổi.
Xem thêm:
